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Direction Administrative et Financière

 Le / La Directeur (ctrice) Administratif(ve) et Financier(ère).

Le / La Directeur (ctrice) Administratif(ve) et Financier(ère) est mandaté(e) par l’Etat sur proposition du Ministre de tutelle et placé(e) sous la supervision du Directeur Général / de la Directrice Générale du Fonds.

Pour l’accomplissement de ses attributions il / elle dispose de :

– un service Gestion des Ressources Humaines ;
– un service Informatique et Maintenance ;
– un service Passation de Marchés ;
– un service Financier.

Il / Elle a pour missions :

– le bon fonctionnement du système administratif, financier et comptable du Fonds ;
– l’instruction et la supervision des services du département.

Il/Elle exécute en particulier les tâches ci-après :

Gestion financière :

– superviser la mise en place et assurer le bon fonctionnement du système de suivi financier et comptable informatisé du Fonds avec la production des informations nécessaires ;
– mettre en place et suivre un système de contrôle interne approprié et fiable ;
– assister les acteurs des différentes composantes du Fonds dans l’élaboration des budgets annuels et de leur plan de travail, et les consolider pour être soumis au Conseil d’Administration ;
– établir et suivre l’exécution du budget du Fonds (financements, fonctionnement et investissements propres) ;
– suivre les opérations financières des comptes spéciaux (engagements, retraits, règlements, états de rapprochement bancaire, etc.)et des paiements directs ;
– suivre les opérations financières du Fonds lui-même (engagements, retraits, règlements, états de rapprochement bancaire, etc.) ;
– veiller à la bonne gestion des différents contrats passés avec les entreprises et les consultants ;
– contresigner les chèques tirés sur les comptes du Fonds ;
– élaborer les rapports financiers périodiques ou ad hoc et les états financiers enfin de période ;
– préparer et assister les missions d’audit financier externe et mettre en œuvre les recommandations pour améliorer la gestion.

Gestion administrative :

– conduire de façon générale la politique de gestion des ressources humaines sous la supervision du Directeur Général / de la Directrice Générale ;
– mettre en place un système gestion des ressources humaines pour la tenue des dossiers du personnel ;
– évaluer annuellement le personnel du département ;
– élaborer le plan de formation du personnel du Fonds et se concerter avec le / la Directeur(ctrice) des Opérations et des Projets pour sa mise en œuvre ;
– contrôler la bonne réception des fournitures et veiller à la gestion du stock des fournitures ;
– garantir la conservation du patrimoine (immobilier, mobilier et stock) ;
– superviser la programmation et l’utilisation des biens et services du Fonds ;
– contribuer à la préparation, à l’actualisation et à l’exécution du plan de passation des marchés ;
– contribuer à la rédaction de la partie administrative et financière des appels d’offres, des termes de références et contrats de marchés ;
– rédiger la partie administrative des rapports réguliers ou ad hoc ;
– assurer l’archivage de la documentation de toutes les affaires du Fonds.