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Laetitia NTAVYOHANYUMA, Chef de Service Communication. Contact: +257 22 22 19 63

L’Assistant(e) de la Direction Générale et Responsable du Service Communication.
L’Assistant(e) de la Direction Générale dépend hiérarchiquement du Directeur Général / de la Directrice Générale du Fonds. Dans l’accomplissement de ses attributions il / elle est assisté(e) d’une unité d’appui.
Il / Elle a pour missions :
– l’assistance au Directeur Général / à la Directrice Générale pour le bon fonctionnement du Fonds ;
– la documentation visuelle et descriptive à des fins communicatives des activités du Fonds ;
– la sensibilisation de nature à créer un environnement favorable au respect et à la défense des droits des Communes dans les communautés locales ;
– l’information sur les missions et la règlementation régissant le Fonds ;
– la promotion de la collaboration entre le Fonds, les Communes et communautés locales, les médias et les différents partenaires ;
– l’archivage du service ;
– l’emploi correct du cadre d’appui.
Il /Elle exécute en collaboration étroite avec les différents autres services du Fonds en particulier les tâches ci-après :
– établir les besoins en différentes ressources et élaborer la proposition de budget du service ;
– participer à l’élaboration du plan annuel d’opérations du Fonds ;
– élaborer le plan annuel d’activités du service ;
– mettre en œuvre ce plan après approbation ;
– assurer le protocole lors des rencontres et événements organisés par le Fonds ;
– élaborer et actualiser la stratégie de communication ;
– mettre en place et maintenir une base de données (photos, résumés, articles de presse, etc.) utiles pour les communications du Fonds ;
– participer dans l’organisation des activités de mobilisation et de canalisation des financements intérieurs et extérieurs destinés au développement et à la promotion des collectivités locales ;
– élaborer des messages par affiches, panneaux ou d’autres voies pour la promotion de la décentralisation et des collectivités locales ;
– concevoir des activités de promotion de la connaissance des missions et objectifs du Fonds (en collaboration directe avec des radios ou autres média) auprès des bénéficiaires (communautés locales et Communes) et des différents partenaires ;
– veiller sur la présentation du Fonds lors des réalisations de projets financés (pancartes, inaugurations officielles) ;
– maintenir à jour le site WEB (Internet) du Fonds ;
– produire un rapport hebdomadaire des activités pour diffusion à travers un médium approprié ;
– exploiter continuellement la documentation publique sur les sujets intéressant le Fonds et partager les extraits mensuellement avec la direction générale, les directions de département et les services du Fonds ;
– produire les rapports trimestriels et annuels du service ;
– tenir à jour et accessible à qui de droit la partie « Communication » du système d’archivage (fichiers, dossiers, classeurs autres documents) ;
– orienter et superviser le cadre d’appui.
L’Assistant(e) de la Direction Générale assiste au besoin le Directeur Général / la Directrice Générale dans toute autre tâche relevant de sa compétence.

1 L’unité d’appui à l’Assistant(e) à la Direction Générale.
L’unitéd’appui à l’Assistant(e) à la direction générale dépend hiérarchiquement de celui-/celle-ci.
Elle a pour missions :
– l’assistance générale à l’Assistant(e) à la Direction Générale ;
– la recherche et la saisie de données ;
– la rédaction de documents ;
– le classement des documents du service.

Elle exécute en particulier les tâches ci-après :
– rechercher à l’interne, à l’Internet et à l’externe du Fonds des informations nécessaires et utiles pour les diverses présentations et publications du Fonds ;
– saisir les données recherchées dans les logiciels ;
– concevoir sur instruction du / de la chef (taine) de service et saisir des documents divers ;
– saisir les différentes correspondances et notes ;
– contribuer à la documentation des activités du Fonds (prise de photos, etc.) ;
– contribuer à la maintenance du site WEB (Internet) du Fonds ;
– contribuer à la documentation et la maintenance de la base de données ;
– contribuer à la production du rapport hebdomadaire des activités du Fonds ;
– contribuer à l’exploitation de la documentation publique sur les sujets intéressant le Fonds ;
– contribuer à la production des rapports réguliers du service ;
– classer les documents du service (soit à l’ordinateur, soit physiquement).
L’unité d’appui à l’Assistant(e) à la Direction Générale assiste au besoin celui- / celle-ci dans toute autre tâche relevant de sa compétence.

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